Mit dem Jahresende rückt für viele Unternehmen wieder ein wichtiger Stichtag näher: der 31. Dezember. Zu diesem Termin endet für zahlreiche Ansprüche die dreijährige Regelverjährungsfrist (§ 195 BGB).
Das bedeutet: Forderungen, die im Jahr 2022 entstanden sind, können ab dem 1. Januar 2026 nicht mehr gerichtlich durchgesetzt werden, wenn sie bis dahin nicht geltend gemacht wurden.
Eine Forderung entsteht, sobald Sie Ihre Leistung vollständig erbracht haben – etwa mit der Warenlieferung oder Fertigstellung eines Auftrags. Das Ausstellungsdatum der Rechnung ist dafür nicht entscheidend.
Tipp: Prüfen Sie noch 2025, ob es unbezahlte Rechnungen aus 2022 gibt, und entscheiden Sie, ob Sie rechtzeitig Maßnahmen zur Sicherung Ihrer Ansprüche ergreifen möchten.
Wie Sie die Verjährung stoppen können
Wer verhindern will, dass Forderungen verjähren, kann ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
Wird der Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids vor dem 24. Dezember 2025 gestellt, ruht („hemmt“) die Verjährungsfrist ab diesem Zeitpunkt (§ 204 BGB). Entscheidend ist, dass der Antrag vollständig ist und die Forderung klar bezeichnet wird.
Damit die Zustellung rechtzeitig erfolgen kann, sollte der Antrag spätestens Mitte Dezember 2025 eingereicht werden – am besten über Ihren Rechtsanwalt, der das Mahnverfahren elektronisch über das beA-System übermitteln kann.
Wichtig: Eine selbsterstellte Mahnung reicht nicht aus, um die Verjährung zu verhindern.
Wer regelmäßig seine offenen Posten prüft, vermeidet Verluste und sichert sich die Chance, ausstehende Zahlungen auch wirklich zu erhalten.
Zum Jahreswechsel ist es sinnvoll, das Archiv zu überprüfen: Welche Unterlagen dürfen entsorgt werden, und was muss noch bleiben? Alle Unternehmerinnen und Unternehmer sind verpflichtet, steuerlich relevante Unterlagen ordnungsgemäß und nachvollziehbar aufzubewahren (§ 147 AO). Das betrifft sowohl Papierbelege als auch elektronische Daten.
Beginn und Dauer der Aufbewahrungsfristen
Die Fristen beginnen am Ende des Kalenderjahres, in dem z. B.
Bei Handels- und Geschäftsbriefen zählt das Jahr ihres Eingangs bzw. Versands.
Übersicht wichtiger Aufbewahrungsfristen ab 2025
Unterlagenart – Aufbewahrungsfristen
Handelsbücher, Inventare, Jahres- und Konzernabschlüsse
10 Jahre
Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege)
8 Jahre (neu ab 2025)
Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen
6 Jahre
Rechnungen und Belege von Privatpersonen (z. B. Handwerkerleistungen)
2 Jahre
Gerichtliche Unterlagen, Mahn- oder Vollstreckungsbescheide
ca. 30 Jahre
Achtung: Läuft noch ein Einspruchs- oder Gerichtsverfahren, wurde eine Außenprüfung durch das Finanzamt angeordnet oder ist ein Steuerbescheid vorläufig (§ 165 AO), dürfen betroffene Unterlagen nicht vernichtet werden.
Hinweis für elektronische Steuerdaten:
In § 147 AO ist die steuerrechtliche Vorschrift für die Aufbewahrung von Unterlagen geregelt. § 147 Abs. 6 besagt, dass Unternehmen nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, welches auf einen Systemwechsel, Systemumstellung oder Auslagerung folgt, die Daten aus diesem System ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorhalten müssen. Eine dauerhafte Funktionsfähigkeit alter Systeme ist nach Ablauf der Frist nicht mehr erforderlich.
Hinweis für Privatpersonen mit hohen Einkünften:
Ab 2027 müssen Personen mit Überschusseinkünften über 750.000 € jährlich (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, aus Kapitalvermögen, aus Vermietung und sonstige Einkünfte) ihre Belege sechs Jahre lang aufbewahren (§ 40 EGAO). Wer bis einschließlich 2026 noch die bisherige Grenze von 500.000 € überschreitet, fällt unter die alte Regelung.
