1. Digitale Entgeltunterlagen: Aufbewahrungspflicht ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber sämtliche sozialversicherungsrelevanten Entgeltunterlagen verpflichtend in digitaler Form aufbewahren. Hintergrund ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) durch die Deutsche Rentenversicherung, die bereits seit 2023 verpflichtend eingeführt wurde. Mit Ablauf des Jahres 2026 enden sämtliche bisher geltende Ausnahmevereinbarungen und Übergangsfristen.
Welche Unterlagen digital aufzubewahren sind, regelt die Beitragsverfahrensverordnung. Dazu zählen unter anderem Arbeitsnachweise, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, Erklärungen zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Erklärungen zu weiteren geringfügigen Beschäftigungen sowie Nachweise über die Elterneigenschaft für die Pflegeversicherung.
Der GKV-Spitzenverband hat in den „Gemeinsamen Grundsätzen“ vom 18. März 2022 nähere Informationen zu den technischen Anforderungen an die Dokumente sowie anschauliche Beispiele zur digitalen Ablage veröffentlicht.
Zu den Anforderungen an die digitale Archivierung gehört unter anderem die Speicherung jedes Dokuments als eigene Datei. Zudem muss das Dateiformat unveränderbar sein und vor nachträglichen Änderungen geschützt werden. Über den Dateinamen muss eine eindeutige Zuordnung zu bestimmten Beschäftigten und Zeiträumen möglich sein. Darüber hinaus müssen die Dokumente unabhängig vom Speicherort und vom verwendeten Betriebssystem jederzeit abrufbar sein.
2. Aktivrente: Bis zu 2.000 Euro Arbeitslohn monatlich steuerfrei
Seit dem 1. Januar 2026 gilt die neue Aktivrente.
Der Freibetrag von bis zu 2.000 Euro pro Monat kann monatlich für ein sozialversicherungspflichtiges Dienstverhältnis angewendet werden, bei dem der Arbeitgeber Rentenversicherungsbeiträge oder Beitragszuschüsse zu berufsständischen Versorgungseinrichtungen abführt. Nicht begünstigt sind insbesondere Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit sowie Minijobs.
Ab dem Folgemonat nach Erreichen der Regelaltersgrenze, diese liegt für die meisten derzeitigen Jahrgänge bei 67 Jahren, wird der Freibetrag automatisch von unserem DATEV Lohnabrechnungsprogramm berücksichtigt und muss nicht extra beantragt werden.
Liegen mehrere Beschäftigungen vor, kann der Freibetrag nur in einem Beschäftigungsverhältnis genutzt werden. Beträge, die über 2.000 Euro monatlich hinausgehen, werden regulär besteuert.
Auf den steuerfreien Betrag müssen weiterhin Sozialversicherungsbeiträge bezahlt werden.
Wichtig: Bei der Aktivrente handelt es sich nicht um eine neue Rentenart, sondern um einen steuerlichen Freibetrag für weiterarbeitende Rentnerinnen und Rentner. Der Anspruch ist unabhängig vom Rentenbezug oder der Art der Tätigkeit.
Wurde die Steuerbegünstigung für die Aktivrente nicht bereits im Rahmen der laufenden Lohnabrechnung berücksichtigt, kann der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug in der Regel nachträglich korrigieren.
Alternativ kann die Begünstigung im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Die entsprechenden Einkünfte sind in der Steuererklärung anzugeben; die Finanzverwaltung prüft anschließend die Voraussetzungen und berücksichtigt die Steuerbegünstigung im Steuerbescheid. Dadurch kann eine zu hohe Steuerbelastung nachträglich korrigiert werden.
3. Rücknahme der Befreiung in der Rentenversicherung ab Juli 2026 möglich
Bisher galt: Die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht gilt für die gesamte Dauer des Minijobs. Sie konnte nicht widerrufen werden. Ein Wechsel in die Rentenversicherungspflicht war nur mit einer zweimonatigen Unterbrechung des Beschäftigungsverhältnisses möglich.
Ab dem 1. Juli 2026 kann diese Befreiung einmalig rückgängig gemacht werden. Die Minijobber sind dann wieder rentenversicherungspflichtig und erwerben Ansprüche in der Rentenversicherung.
Die Aufhebung der Befreiung muss mittels Antrags an den Arbeitgeber beantragt werden und gilt ab dem Monat, welcher auf die Antragstellung folgt.
4. Erholungsbeihilfe als Nettolohnzuschuss
Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern für den Erholungsurlaub zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn eine Erholungsbeihilfe gewähren. Diese ist für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei und wird vom Arbeitgeber pauschal versteuert.
Maximale Beihilfe:
Für den Arbeitnehmer: 156 Euro
Für den Ehepartner oder eingetragenen Lebenspartner: 104 Euro
Für jedes kindergeldberechtigte Kind: 52 Euro
5. Neue Pfändungsfreigrenzen 2026
Ab dem 1. Juli 2026 werden die Pfändungsfreigrenzen angehoben. Folgende Freibeträge werden berücksichtigt:
Pfändungsfreibetrag: 1.587,40 Euro
Für die erste unterhaltsberechtigte Person: 597,42 Euro
Für die zweite bis fünfte unterhaltsberechtigte Person: 332,83 Euro
Pfändungsfreibetrag für Weihnachtsgeld: 795,00 Euro
6. Ferienjobber als kurzfristig Beschäftigte
Für Ferienjobber gibt es die Möglichkeit der kurzfristigen Beschäftigung.
Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn die Beschäftigung im Laufe eines Kalenderjahres von vornherein auf nicht mehr als drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr befristet ist und die Beschäftigung nicht berufsmäßig ausgeübt wird.
Für Schüler:innen ist eine Beschäftigung grundsätzlich nicht berufsmäßig. Dies kann mit einer Schulbescheinigung nachgewiesen werden. Da die Sekretariate über die Ferien ebenfalls geschlossen sind, sollte die Bescheinigung vor Ablauf des Schuljahres besorgt werden.
Bei der Beschäftigung von Schulabgänger:innen ist zu beachten, dass die Eigenschaft als Schüler mit dem Bestehen der Abschlussprüfung beziehungsweise mit der tatsächlichen planmäßigen Beendigung des Ausbildungsabschnitts endet. Wenn ein Prüfungszeugnis oder Abschlusszeugnis erstellt wird, ergibt sich aus dem Datum dieses Zeugnisses das Schulzeitende.
Personen, die nach ihrem Schulabschluss ein Studium aufnehmen möchten, können in der Zwischenzeit als kurzfristig Beschäftigte angestellt werden. Derartige Beschäftigungen werden nicht berufsmäßig ausgeübt.