1. Firmenfitness: Steuerfreiheit nur mit Nachweis

Immer mehr Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern Firmenfitness-Programme an. Grundsätzlich stellt die Nutzung eines Firmenfitness-Programms einen geldwerten Vorteil und damit steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Kann kein üblicher Marktpreis ermittelt werden, erfolgt die Bewertung anhand der tatsächlichen Kosten des Arbeitgebers.

Für Gesundheits- und Präventionskurse kommt grundsätzlich die Steuerbefreiung bis zu 600 Euro jährlich in Betracht. Voraussetzung ist jedoch, dass die Teilnahme der Arbeitnehmer nachweisbar ist, beispielsweise durch Teilnahmebescheinigungen oder Zertifikate. Ohne entsprechende Nachweise entfällt die Steuerbefreiung.

Arbeitgeber sollten bei Firmenfitness-Angeboten die Dokumentation der Teilnahme an Präventionsmaßnahmen sicherstellen. Zudem kann im Einzelfall die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro genutzt werden.

2. E-Rechnung: Handlungsbedarf vor dem 1. Januar 2027

Zum 31. Dezember 2026 endet für viele Betriebe eine wichtige Übergangsfrist. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ihre Rechnungen an inländische Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen. Für Privatpersonen ergeben sich hieraus grundsätzlich keine Änderungen, da die E-Rechnungspflicht ausschließlich den Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen betrifft.

Wichtig zu wissen: Ein PDF-Dokument gilt künftig grundsätzlich nicht als E-Rechnung, auch wenn es elektronisch versendet wird. Die gesetzlichen Anforderungen erfüllen nur strukturierte elektronische Formate, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Zu den zulässigen Formaten zählen insbesondere die XRechnung sowie ZUGFeRD ab einer entsprechenden Profilstufe.

Unternehmen sollten daher prüfen, ob ihre Buchhaltungs- und Fakturierungssysteme die Erstellung dieser Formate unterstützen. Eine Umstellung sorgt nicht nur für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, sondern schafft auch die Grundlage für effizientere und digitale Geschäftsprozesse.

3. Häusliches Arbeitszimmer: Dokumentation ist Pflicht

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können steuerlich abziehbar sein, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet. Wer die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen möchte, muss diese gesondert und zeitnah dokumentieren.

Zusammenstellungen im Rahmen der Steuererklärung oder des Jahresabschlusses genügen nicht mehr den Anforderungen. Der Bundesfinanzhof (BFH-Urteil vom 24.03.2026 – VIII R 6/24) hat klargestellt, dass die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer als besonders aufzeichnungspflichtige Betriebsausgaben zeitnah und getrennt von den übrigen Ausgaben zu erfassen sind. Die bisher vielfach akzeptierte nachträgliche Zusammenstellung reicht damit nicht mehr aus.

Je nach Gewinnermittlungsart sind die Kosten gesondert zu dokumentieren:

• bei bilanzierenden Steuerpflichtigen über ein eigenes Konto,
• bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung über eine gesonderte Spalte oder
• durch eine geordnete Belegsammlung mit zeitnaher Erfassung im Journal nach den Anforderungen des § 4 Abs. 7 EStG.

Die Dokumentation sollte in der Regel innerhalb von zehn Tagen, spätestens jedoch innerhalb eines Monats erfolgen. Werden die Aufwendungen nicht ordnungsgemäß dokumentiert, kann das Finanzamt den steuerlichen Abzug der Kosten versagen.