Aufzeichnung von baren und unbaren Einnahmen im Kassenbuch führen zu Mängel in der Buchführung

In Branchen mit überwiegendem Bargeldverkehr ist die EC-Karte ein gängiges Zahlungsmittel. In der Praxis wurden bislang in der Regel alle Tagesumsätze im Kassenbuch erfasst, ohne dabei zwischen den baren (Bargeld) und unbaren (EC-Karte) Umsätzen zu unterscheiden. Im nächsten Schritt wurden dann die EC-Karten Umsätze quasi als Ausgabe aus dem Kassenbuch ausgetragen.

Buchhalterisch wurde der Gesamtumsatz (Bargeld und EC-Karten) auf dem Kassen-Konto verbucht und anschließend die Kartenumsätze über ein Geldtransitkonto wieder ausgebucht. Am Ende stand nur der Saldo mit den echten Bargeldumsätzen auf dem Kassenkonto.

Eine Anfrage über die Rechtmäßigkeit dieses Ablaufs vom Steuerberaterverband hat das BMF in Abstimmung mit den Finanzbehörden der Länder wie folgt beantwortet: Bare und unbare Umsätze sind getrennt zu buchen. Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stellt einen Mangel der Buchführung dar.

Für die Praxis bedeutet dies, dass es bei einer möglichen Kassennachschau zu Beanstandungen seitens der Finanzverwaltung kommen kann. Um dies zu vermeiden sollten die Umsätze mit EC-Karte in einer weiteren Spalte im Kassenbuch oder in einem Nebenbuch erfasst werden.

Der Steuerberaterverband fordert aufgrund dieser arbeitsaufwendigen und praxisfernen Lösung, dass die langjährige Handhabung beibehalten werden kann. Durch den bisherigen Ablauf sind folgende Tatbestände gewährleistet:
-    Der richtige Tagesendbestand ist ersichtlich, sofern die Umsätze mit EC-Karte aus dem Kassenbuch ausgetragen werden und auf dem Geldtransitkonto verbucht werden
-    Kassensturzfähigkeit ist jederzeit möglich
-    Hohe Transparenz ist gewährleistet
-    Umsatzsteuer wird korrekt erfasst

Es bleibt jedoch abzuwarten, ob mögliche Hinzuschätzungen aufgrund formeller Mängel von den Finanzgerichten gedeckt werden.

Fazit:
Um auf der sicheren Seite zu stehen ist es ratsam, bis zur endgültigen Antwort des BMF auf die Anfrage des Steuerberaterverbandes, eine separate Spalte mit EC-Karten -Umsätzen im Kassenbuch zu führen.