Die A1-Bescheinigung ist der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt.

Keine noch so kurze Dienstreise in Europa ohne A1-Bescheinigung

Auch wer nur während einer Tagesreise in einem anderen EU-Mitgliedsstaat einer Beschäftigung nachgeht, muss die Bescheinigung mit sich führen. Die A1-Bescheinigung ist der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. Um auf die immer spontaneren Arbeitseinsätze zu reagieren, ist die Beantragung seit diesem Jahr auch elektronisch möglich und ab Juli 2019 Pflicht.

Ohne A1-Bescheinigung kein Zutritt ins ausländische Werk
Das kann das gesamte Projekt zum Kippen bringen: Der unter schwierigsten Bedingungen koordinierte Montagetermin im Ausland platzt, weil den aus Deutschland eingeflogenen Mitarbeitern der Zutritt ins Werk verweigert wird. Und das allein, weil sie keine A1-Bescheinigungen vorlegen konnten.
Die EU- Koordinierungsregeln der Verordnung (EG) 883/2004 und (EG) 987/2009 besagen, dass Dienstreisende verpflichtet sind, selbst bei kurzfristigen, eintägigen Dienstreisen/Entsendungen ins Ausland eine A1-Bescheinigung einzuholen und mit sich zu führen. Die Bescheinigung wird in der Regel über die Personalabteilung eingeholt.

Zahlreiche Unternehmen sind sich des Risikos nicht bewusst
Aber zahlreiche Unternehmen handhaben diese Vorschrift sehr leger oder ignorieren sie schlicht. Dabei kann im Ausland durchaus Ärger drohen: Bei Kontrollen an den ausländischen Arbeitsstellen kann der Zutritt zum Firmen- oder Messegelände verweigert oder die sofortige Einziehung der Sozialversicherungsbeiträge nach dem Recht des Aufenthaltsstaates angeordnet werden.

Wofür ist die Bescheinigung A1 notwendig?
Wird ein Projekt im Ausland mit deutschen Mitarbeitern durchgeführt, dann wären eigentlich zweimal Sozialbeiträge fällig: zum einen die deutschen und dann noch die im Ausland. Um eine doppelte Beitragszahlung zu vermeiden, legen die EU-Richtlinien fest, dass bei einer Entsendung nur die deutschen Regeln gelten. Dies gilt für alle EU-Staaten sowie für die Schweiz und Norwegen. Darüber hinaus sind auch Länder wie Israel, Korea, Japan und Kanada einbezogen, weil Deutschland mit ihnen entsprechende bilaterale Abkommen geschlossen hat.

Beantragung seit Januar elektronisch möglich
Und was, wenn doch versäumt wurde, die Bescheinigung rechtzeitig zu beantragen? Dann hilft oft ein Telefonat mit der Krankenkasse weiter. Eine Garantie dafür gibt es jedoch nicht.
Um auf die immer spontaneren Arbeitseinsätze zu reagieren, ist die Beantragung seit Januar 2018 elektronisch möglich. Ab Juli 2019 wird das digitale Verfahren sogar verbindlich.

A1 Formular Online ausfüllen: So funkinonierts:
Seit Inkrafttreten im Januar des 6. SGB IV-Änderungsgesetzes kann der Arbeitgeber A1-Bescheinigungen unmittelbar aus dem Abrechnungsprogramm beantragen. Um sicherzustellen, dass im Ausland die Unterlagen anerkannt werden, sendet die ausstellende Stelle die maschinelle A1-Bescheinigung als elektronisches Dokument in das Abrechnungsprogramm des Arbeitgebers zurück. Dieses Dokument kann dann ausgedruckt und dem Arbeitnehmer übergeben werden. So haben es die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in den „Gemeinsamen Grundsätzen für das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1“ geregelt.

Antrag auf A1-Bescheinigung: Krankenkasse oder Rentenversicherung?
Der Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung ist grundsätzlich bei der Krankenkasse zu stellen. Bei privat versicherten Arbeitnehmern ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig. Wenn der Arbeitnehmer zusätzlich berufsständisch versorgt ist, ist der Antrag an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen zu senden.

Umgekehrt läuft es genauso: A1-Bescheinigung des ausländischen Arbeitnehmers
Mit der Bescheinigung A1 eines ausländischen Arbeitnehmers wird dem deutschen Unternehmer erklärt, dass während der Dauer der Entsendung des Arbeitnehmers nach Deutschland weiterhin sein eigenes System der sozialen Sicherheit anwendbar bleibt und damit deutsches Sozialversicherungsrecht wegen des Grundsatzes der Vermeidung von Doppelversicherung ausgeschlossen ist.
Die Sozialversicherungsträger des Entsendestaates sind verpflichtet, zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die Ausstellung der Bescheinigung gegeben sind. Bei Vorliegen einer Bescheinigung A1 ist der ausländische Arbeitnehmer in Deutschland nicht sozialversicherungspflichtig. Er ist aber auch nicht zur Inanspruchnahme von Leistungen der deutschen Sozialversicherung berechtigt. Andererseits verpflichtet die Bescheinigung den Arbeitgeber, die Sozialversicherung entsprechend den im Heimatland des Arbeitnehmers geltenden Regelungen durchzuführen.
Beschäftigte aus den Mitgliedstaaten, die eine Bescheinigung A1 nicht vorlegen, werden nach deutschem Sozialversicherungsrecht beurteilt und sind somit hier sozialversicherungspflichtig.
Es sollte unbedingt beachtet werden, dass die Bescheinigung A1 nur auf Antrag von den zuständigen Behörden im Heimatland des Arbeitnehmers ausgestellt wird.

Besonderheiten bei EU-Subunternehmern in Deutschland
Bei EU-Subunternehmern sind weitere Nachweise/Bestätigungen zu beachten. Die nachfolgende Checkliste bei Einsatz von EU-Subunternehmern in Deutschland gibt einen Überblick welche Unterlagen der EU-Subunternehmer dem deutschen Unternehmer zeigen sollte.

Lassen Sie sich von Ihrem EU-Subunternehmer in jedem Fall zeigen:

• Bestätigung der Dienstleistungsanzeige (§ 8 EU/EWR HwV) bei der Handwerkskammer bei Meisterpflicht
•Unbedenklichkeitsbescheinigung der SOKA-BAU, falls Beitragspflicht besteht
•A1-Bescheinigungen aus dem Heimatland
•Freistellungsbescheinigung Bauabzugssteuer
•Ausweise des eingesetzten Personals
•Handelsregisterauszug
•Kopie der Meldung des Bau-Auftrags beim Zoll nach § 18 AentG, nur bei Entsendung von Personal
•Regelmäßige Nachweise über Mindestlohnzahlungen an Personal