Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sind grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen und durch ordnungsgemäße Belege nachzuweisen.

Die Tagessumme kann bei Bargeschäften z.B. in Metzgereien und Restaurants durch Kassenstreifen, Tagesendsummen oder manueller Kassenberichte nachgewiesen werden. Unternehmen sind nicht verpflichtet, elektronische Registrierkassen oder ein PC-Kassensystem zu benutzen. Wird eine Ladenkasse geführt, muss zumindest täglich ein ordnungsgemäßer Kassenbericht erstellt werden, mit täglicher Zählung des Bargeldbestandes.
Beim Einsatz einer Registrierkasse muss beachtet werden, dass die Daten 10 Jahre jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden müssen. Alle steuerlich relevanten Einzeldaten müssen in einem auswertbaren Datenformat innerhalb des Geräts oder auf einem externen Datenträger vollständig und unveränderbar gespeichert werden. Nicht zulässig ist eine Verdichtung der Daten z.B. durch Speicherung nur der Rechnungsendsummen.
Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass das Finanzamt bei einer Außenprüfung auf alle gespeicherten Einzeldaten zugreifen darf. Bei einer Verhinderung durch den Unternehmer darf das Finanzamt Zuschätzungen vornehmen. Auch Daten eines der Buchführung vorgelagerten Systems z.B. eines Warenwirtschaftssystems sind aufbewahrungspflichtig.
Elektronische Registrierkassen ohne komplette Speicherung aller steuerlich relevanter Daten dürfen ab 01. Januar 2017 nicht mehr verwendet werden.
Weist die Kassenführung Mängel auf, kann es bei einer steuerlichen Außenprüfung schnell vorkommen, dass die komplette Kassenführung verworfen wird und es zu erheblichen Zuschätzungen kommen kann.

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