Neue Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD).

Neue Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat ein neues Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Das BMF Schreiben gilt ab dem 1.1.2015. Für die Umsetzung der GoBD ist der Steuerpflichtige zuständig, d.h. er muss die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Aufzeichnungen überwachen und dokumentieren.  Auszugsweise soll nachfolgend auf den Grundsatz der zeitgerechten Erfassung von Geschäftsvorfällen eingegangen werden:

1.    Grundsatz der zeitgerechten Erfassung
Alle Geschäftsvorfälle sollen in den Büchern vollständig, richtig und zeitgerecht erfasst werden. Zeitgerecht bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall laufend und zeitnah, das heißt möglichst unmittelbar im Buchungsjournal zu erfassen ist. Für Kasseneinnahmen und – ausgaben muss dies täglich erfolgen.  
Bei unbaren Geschäftsvorfällen ist eine Erfassung innerhalb von 10 Tagen unbedenklich. Abweichend von der 10 Tages Regel können die unbaren Geschäftsvorfälle auch periodenweise gebucht werden, wenn folgende zwei Voraussetzungen zusammen erfüllt sind:
Die Erfassung der Geschäftsvorfälle eines Monats in der Buchhaltung muss bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgen und durch organisatorische Vorkehrungen muss sichergestellt sein, dass die Unterlagen bis zur Erfassung nicht verloren gehen, z.B. durch fortlaufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen oder durch elektronische Aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen, Fakturierungs-systemen etc.

2.    Grundsatz der Unveränderbarkeit
In der Buchhaltung müssen die erfassten Buchungssätze bis zum Ablauf des Folgemonats festgeschrieben werden, damit der ursprüngliche Inhalt nicht mehr verändert werden kann. Veränderungen und Löschungen von oder an Daten sind zu protokollieren, z.B. über eine separate Stornobuchung oder Umbuchung.
In der Literatur werden die Fristen zur Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen stark diskutiert. Sie führen dazu, dass zur Erfüllung des Grundsatzes Quartals- und Jahresbuchhaltungen nun bei fehlenden organisatorischen Vorkehrungen früher verbucht und festgeschrieben werden müssen als bisher. Der spätesteste Zeitpunkt der Festschreibung ist der Zeitpunkt der Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung oder zusammenfassenden Meldung.

Sollten Sie zu dieser Thematik weitere Fragen haben, stehen Ihnen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.

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