Entgeltoptimierung für Mitarbeiter
"Mehr Netto vom Brutto"
Wir zeigen Ihnen hier Möglichkeiten, wie Sie Ihren Arbeitnehmern Lohnerhöhungen zahlen können, die wirklich ankommen:
Aufmerksamkeiten (LStR 19.6 Abs. 1)
Zusätzlich zum Arbeitslohn, jedoch nur bei besonderem persönlichen Ereignis des AN. Es muss sich um eine Sachzuwendung des AG handeln und darf 40 € inkl. USt (Freigrenze) nicht übersteigen. Kann mehrmals im Jahr gezahlt werden (z.B. Namenstag, Geburtstag, Verlobung, Einschulung des Kindes). Wird nicht auf die 44 €-Freigrenze für Sachbezüge ohne besonderen Anlass angerechnet.
Telefonkosten (Telefon, Handy, Fax) private Nutzung von betrieblichen Geräten (§ 3 Nr. 45 EStG)
Steuerfrei und sozialversicherungsfrei egal ob zu 100 % private Nutzung. Dies gilt für Grundgebühr und für Verbindungsentgelte. Dies gilt auch für Geräte, die von Angehörigen oder Freund/in privat genutzt werden. Der Vertragspartner des Telekommunikationsanbieters muss nicht der Arbeitgeber, sondern kann auch der Arbeitnehmer (dann aber kein Vorsteuerabzug) sein. Der Betrag ist nicht nach oben begrenzt, kann aber begrenzt werden. Für die Steuerfreiheit ist es egal, ob zusätzlich zum Arbeitslohn oder duch Gehaltsumwandlung. Bei Gehaltsumwandlung ist jedoch der Arbeitsvertrag zu ändern. Sozialversicherungsfreiheit tritt nur bei zusätzlich geleisteten Beträgen ein (Ausnahme nur bei Umwandlung von freiwilligen Leistungen des AG). Der AN darf kein wirtschaftliches Eigentum an dem Telefon erlangen, da es sonst kein betriebliches Gerät ist (z.B. Kauf vom AN für 1 € und Rücküberlassung ist nicht möglich).
Telefonkosten (Auslagenersatz) beruflich veranlasster Gespräche mit privaten Telefonanschluss des AN (§ 3 Nr. 50 EStG)
Steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn im Einzelnen nachgewiesen (Einzelverbindungsnachweis). Vereinfachungsregelung: Nachweis für einen Zeitraum von 3 Monaten, das sich danach ergebende Nutzungsverhältnis bzw. der Durchschnittsbetrag kann beibehalten werden, bis sich wesentliche Änderungen ergeben. Monatliche Telefonrechnungen müssen zu den Lohnunterlagen. Ohne Einzelnachweis der beruflichen Gespräche können, wenn erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Gespräche vorliegen, ein Betrag von 20 % des vorgelegten Rechnungsbetrages höchstens 20 € monatlich steuerfrei und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Auch hier kann der Durchschnitt der 3 Monate beibehalten werden. Die Telefonrechnungen der 3 Monate sind zu den Lohnunterlagen zu nehmen.
Computer und Internetnutzung, private Nutzung von betrieblichen Geräten und Computerübereignung an AN (§ 3 Nr. 45 EStG)
Siehe Ausführungen zu Telefonkosten bei privater Nutzung von betrieblichen Geräten.
Schenkung oder verbilligter Verkauf an AN ist geldwerter Vorteil, der lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Der AG kann eine Pauschalversteuerung mit 25 % vornehmen, dann ergibt sich dadurch Sozialversicherungsfreiheit. Die Pauschalversteuerung gilt nur bei Sachzuwendungen und muss zusätzlich zum Arbeitslohn erfolgen.
Barzuschüsse zur Internetnutzung für den privaten Computer des AN
Einzelnachweis der entstandenen Internetkosten für den AG, ansonsten lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Sonderregelung:
Zusätzlich zum Arbeitslohn bezahlte Barzuschüsse bis zu 50,00 € monatlich können ohne Nachweis an den AN bezahlt werden, wenn sie vom AG pauschal (25 %) versteuert werden, damit sind sie auch frei in der Sozialversicherung. Der AN muss hierfür eine schriftliche Bestätigung abgeben, welche Kosten ihm für die Internetnutzung entstehen. Muster bitte bei Bedarf von uns anfordern.
Warengutscheine z.B. Benzingutschein (§ 8 Abs. 2 EStG)
Es gilt die 44 € Freigrenze für Sachbezüge. Ein Warengutschein ist nur dann ein Sachbezug, wenn die Ware der Art und Menge nach konkret bezeichnet ist. Es darf weder ein Eurobetrag, noch ein Eurohöchstbetrag angegeben werden. Der AG muss Vertragspartner des aus dem Gutschein verpflichteten Dritten sein und der Dritte muss mit dem AG abrechnen. Tankkarten des AG dürfen vom AN nicht verwendet werden, da dies als Bargeld und nicht als Sachbezug gilt. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, tritt Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit ein. Bei Gehaltsumwandlungen müsste der Arbeitsvertrag geändert werden und für SV sehr hohe Risiken, ob dies anerkannt wird, daher sollte der Sachbezug zusätzlich gewährt werden. Muster eines Benzingutscheins bitte bei Bedarf von uns anfordern. Für die Berechnung des Werts der Sachzuwendung wird der Preis im Zeitpunkt der Hingabe des Gutscheins an AN angesetzt.
Rabattfreibetrag (§ 8 Abs. 3 EStG)
Der Rabattfreibetrag beträgt 1080 € jährlich. Er wird für die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Waren oder Dienstleistungen gewährt, mit denen der AG Handel treibt. Auch hier Sozialversicherungspflicht bei Gehaltsumwandlung.
Kindergartenbeiträge (§ 3 Nr. 33 EStG)
Steuer- und sozialversicherungsfrei sind AG-Leistungen zur Unterbringung (einschließlich Unterkunft und Verpflegung) und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern des AN in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen (z.B. bei einer Tagesmutter). Die Leistung muss zusätzlich zum Arbeitslohn erbracht werden. Eine Bescheinigung des Kindergartens ist im Original zu den Lohnunterlagen zu nehmen. Die Befreiung tritt auch ein, wenn der nicht beim AG beschäftigte Elternteil die Aufwendungen getragen hat und der andere Elternteil die Erstattung vom AG erhält.
Zuschuss zu Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG)
Steuer- und sozialversicherungsfrei für den AN sind zusätzlich zu dem geschuldeten Gehalt bezahlte Zuschüsse für Aufwendungen für Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte. Es können 0,30 € pro Entfernungkilometer für monatlich 15 Arbeitstage bezahlt werden, egal welches Verkehrsmittel genutzt wird. Diese Zuschüsse sind vom AG pauschal mit 15 % zu versteuern und auf der Lohnbescheinigung aufzunehmen, da insoweit ein Werbungskostenabzug beim AN nicht möglich ist. Wird kein eigenes oder zur Nutzung überlassenes Auto des AN verwendet, dann gibt es einen jährlichen Höchstbetrag von 4.500 € für solche Zuschüsse.
Job-Ticket (§ 8 Abs. 2 S. 9 EStG, § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG)
Der AG überlässt dem AN eine kostenlose oder verbilligte Fahrkarte. Da es sich hier um einen Sachbezug handelt, tritt bei Vorliegen der 44 € Freigrenze im Monat Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit ein. Aber beachten, dass auf diese Freigrenze auch andere Sachbezüge (z.B. Benzingutschein) anzurechnen sind. Es sollte auch keine Jahresfahrkarte überlassen werden, da hier Lohnzufluss bei Hingabe der Jahreskarte unterstellt wird und damit sicher die Freigrenze von 44 € überschritten wird. Eine weitere Möglichkeit ist auch hier die pauschale Versteuerung durch den AG mit 15 %. Dann fällt die Zuwendung nicht unter die Freigrenze für Sachbezüge und es tritt Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung ein.
Gesundheitsförderung (§ 3 Nr. 34 EStG)
Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des AG zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes (Prävention) und der betrieblichen Gesundheitsförderung. Soweit sie je AN 500 € jährlich (Freibetrag) nicht übersteigen = steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Leistungen müssen den Anforderungen der §§ 20 und 20a SGB V genügen, z.B. Bewegungsprogramme/Reduzierung von Bewegungsmangel, Ernährung/Vermeidung von Mangel- und Fehlernährung und Übergewicht, Stressbewältigung und Entspannung, Suchtmittelkonsum/Förderung des Nichtrauchens, Reduzierung des Alkoholkonsums. Nicht befreit sind Mitgliedsbeiträge an Sportvereine oder an Fitnessstudios. Es kann sich um Sach- und/oder Barleistungen handeln. Es reicht, wenn die Rechnung für die Durchführung der Maßnahme auf den AN lautet. Die Rechnung ist zu den Lohnunterlagen zu nehmen.
Erholungsbeihilfen (§ 40 Abs. 2 Satz 1 EStG)
Für Erholungsreisen oder Erholungsaufenthalte zur Kräftigung oder Erhaltung der Gesundheit. Höchstens 156 € für den AN, 104 € für den Ehegatten und 52 € für jedes Kind im Kalenderjahr = Freigrenze. Muss vom AG jedoch mit 25 % pauschal versteuert werden und ist damit sozialversicherungsfrei. Die Zahlung muss bis zu 3 Monate vor oder nach der Maßnahme durch den AG erfolgen. Zahlung anstelle des Urlaubsgeldes kann nur erfolgen, wenn AN arbeitsrechtlich keinen Anspruch auf Urlaubsgeld hat. Unterbleibt Pauschalversteuerung dann ist die Zahlung steuer- und sozialversicherungpflichtig.
Arbeitskleidung (§ 3 Nr. 31 EStG)
Die unentgeltliche Überlassung typischer Berufskleidung (z.B. Arbeitsschutzkleidung oder Uniform) ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Eine private Nutzung muss so gut wie ausgeschlossen sein. Barabgeltung ist nur möglich, wenn der AN nach Gesetz, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung Anspruch hat und der AG diesen Anspruch aus betrieblichen Gründen bar ablöst. Vereinbarungen im Einzelarbeitsvertrag reichen nicht aus.
Betriebsveranstaltungen
Zuwendungen des AG anläßlich einer Betriebsveranstaltung (BV) sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzungen: BV sind z.B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern. BV muss allen AN offenstehen, es dürfen jährlich nur 2 BV im Kalenderjahr durchgeführt werden, Freigrenze je AN und Veranstaltung 110 € (alle Kosten einschl. USt geteilt durch die Anzahl der Teilnehmer), nehmen z.B. Ehegatten an der BV teil ist der auf diese Person entfallende Anteil der Kosten dem entsprechenden AN zuzurechnen. Werden die 110 € überschritten, dann ist für den gesamten Betrag der BV die Pauschalversteuerung mit 25 % durch den AG möglich, auch für die 3. und jede weitere Veranstaltung. Unterbleibt die Pauschalversteuerung dann bei AN voll steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Zinsersparnis aus Arbeitgeberdarlehen (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG)
Zinsersparnis aus AG-Darlehen sind steuer- und sozialversicherungsfrei bei einem Darlehen bis 2.600 €. Bei Darlehen über 2.600 € ist als geldwerter Vorteil monatlich die Differenz zwischen dem marktüblichen Zinssatz und dem Zinssatz, der im konkreten Einzelfall vereinbart wurde anzusetzen. Auf die Zinsersparnis ist jedoch die 44 € Freigrenze anwendbar, wenn sie nicht bereits durch andere Sachbezüge ausgeschöpft ist. Übersteigt die Zinsersparnis mtl. den Betrag von 44 €, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Fortbildung
Leistungen des AG sind immer dann steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn die Maßnahme im überwiegenden Interesse des AG duchgeführt wird. Die Einsatzfähigkeit des AN muss durch die Maßnahme erhöht werden. Die Rechnung für die Maßnahme sollte auf den AG lauten, da ansonsten nachgewiesen werden muss, dass der AG die Übernahme der Aufwendungen zugesagt und der AN im Vertrauen auf diese zuvor erteilte Zusage den Vertrag über die Bildungsmaßnahme abgeschlossen hat.
Mehraufwand für Verpflegung bei beruflicher Auswärtstätigkeit (§ 40 Abs. 2 Satz 1 EStG)
Grundsätzlich im Rahmen der Pauschbeträge steuer- und sozialversicherungsfrei. Werden die steuerlichen Pauschbeträge bis zu maximal 100 % überschritten, kann eine Pauschalversteuerung durch den AG mit 25 % erfolgen, dadurch bleiben diese Beträge für den AN steuer- und sozialversicherungsfrei.
Fehlgeldentschädigung (R 19.3 Abs. 1 Nr. 4 LStR)
AN, die im Kassen- und Zähldienst beschäftigt sind, erhalten vielfach zum Ausgleich von Kassenverlusten Entschädigungen. Pauschale Fehlgeltentschädigungen können soweit sie 16 € im Monat nicht übersteigen, steuer- und sozialversicherungsfrei bezahlt werden. Gilt auch für AN, die nur im geringen Umfang im Kassen- und Zähldienst tätig sind (z.B. Arzthelferinnen). Bei den 16 € handelt es sich um einen Freibetrag.
Zuschläge für Sonntags- Feiertags- und Nachtarbeit (§ 3b EStG)
Steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn tatsächlich Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit geleistet wird und Zuschläge neben dem Grundlohn bezahlt werden. Die Zuschläge dürfen eine bestimmt Höhe nicht übersteigen. Nachtarbeit ist die Arbeit in der Zeit von 20 Uhr bis 6 Uhr. Sonntags- und Feiertagsarbeit ist die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 24 Uhr des jeweiligen Tages Die gesetzlichen Feiertage werden durch die am Ort der Arbeitsstätte geltenden Vorschriften bestimmt.
Allgemeiner Grundsatz für Zuwendungen: Immer zusätzlich zum Arbeitslohn bezahlen und nur für die Zukunft.
Abkürzungen:
Arbeitgeber = AG
Arbeitnehmer = AN
Sozialversicherung = SV
Erläuterungen:
Freigrenze = Bei Überschreiten (auch wenn nur geringfügig) der Freigrenze wird gesamter Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig
Freibetrag = Freibetrag wird immer berücksichtigt. Bei Überschreiten wird übersteigender Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig